A cégek működésének egyik fontos részét képezik azok a dokumentumok, melyeket be kell mutatni, mellékelni kell céges ügyintézések során. A leggyakrabban szükséges dokumentumok általában a cégkivonat és a cégmásolat. De mik ezek, és miért is van szükség ezen dokumentumok bemutatására?
A cégkivonat egy olyan dokumentum, amely a cégek, a cégnyilvántartásban szereplő hatályos adatait tartalmazza. Ha hiteles, közhiteles cégkivonatot igényelünk, akkor a dokumentum ezeket az adatokat hitelesített formában fogja tartalmazni. Ez azt jelenti, hogy a hiteles cégkivonattal bizonyítani tudjuk a cég adatait, azt, hogy jogunk van eljárni, ügyeket intézni a cég nevében. Pályázatoknál, adásvételnél, hivatalos ügyeknél a cégkivonat az egyik olyan alapvető dokumentum, mely bemutatása kötelező. Cégkivonatra lesz szükség céges banki ügyintézésnél is.
A cégmásolat nagyon hasonló a cégkivonathoz, a különbség, hogy nem csak a hatályos adatokat tartalmazza, hanem visszamenőleg is minden olyan információt, ami szerepelt a cégjegyzékben, de törlésre került. Cégmásolatra kevesebb alkalommal van szükség, általában olyankor, amikor a cégünk teljes történetét be kell mutatni, bizonyítani kell. Ilyen lehet pl., amikor eladjuk cégünket, és be kell mutatni az adásvétel előtt a teljes cégtörténetet. A hiteles cégmásolat az a dokumentum, amire ilyen esetben szükségünk lesz.